Bu politika, GÜN GIDA VE İHTİYAÇ MADDELERİ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenen kişisel verilerin saklanma sürelerini, imha yöntemlerini ve periyodik imha esaslarını; 6698 sayılı Kanun ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenler.
| Veri / Süreç | Saklama süresi | Süre bitiminde |
|---|---|---|
| Kimlik bildirim kayıtları | Mevzuatta öngörülen süre | Yok etme |
| Konaklama ve rezervasyon kayıtları | Konaklamanın bitiminden itibaren 10 yıl | Silme |
| Fatura, muhasebe ve ödeme kayıtları | 10 yıl (TTK m.82); vergi yönünden 5 yıl | Yok etme |
| Güvenlik kamerası kayıtları | En fazla 30 gün | Üzerine yazma |
| Web sitesi sunucu kayıtları (log) | 5651 sayılı Kanun kapsamında öngörülen süre | Silme |
| İletişim formu kayıtları | Talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl | Silme |
| Çerez rıza kayıtları | Rızanın geri alınmasından itibaren 3 yıl | Silme |
| Çalışan adayı başvuruları | 1 yıl; açık rıza hâlinde en fazla 2 yıl | Silme |
| Ticari elektronik ileti onayları | Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl | Silme |
| Tedarikçi ve iş ortağı kayıtları | İlişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Silme |
Bir uyuşmazlık, denetim veya soruşturma süreci başlamışsa, ilgili veriler süre dolmuş olsa dahi süreç kesinleşene kadar saklanır.
| Ortam | Yöntem |
|---|---|
| Veritabanı kayıtları | İlgili satırın veritabanı komutuyla silinmesi; yedeklerde bir sonraki yedek döngüsünde geçersiz kılınması |
| Sunucudaki dosyalar | İşletim sistemi üzerinden geri dönüşü olmayacak şekilde silme |
| E-posta kutusu | İletinin ve varsa kalıcı silinmiş öğeler klasörünün temizlenmesi |
| Kâğıt ortam | Evrak imha makinesinde geri döndürülemeyecek şekilde parçalama |
Fiziksel kayıt ortamlarının (disk, yedek ünitesi) tekrar kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak imha edilmesi veya güvenli silme yazılımı ile üzerine yazılmasıdır.
Verinin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. İstatistik amaçlı kullanılacak veriler için tercih edilir.
Yönetmelik'in 11. maddesi uyarınca, saklama süresi dolan kişisel veriler için periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. İmha işlemleri her yıl Haziran ve Aralık aylarında gerçekleştirilir.
Her periyodik imha işlemi tutanağa bağlanır; tutanaklar en az 3 yıl saklanır.
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| Genel müdür / işletme sorumlusu | Politikanın uygulanmasından genel sorumluluk |
| Ön büro sorumlusu | Misafir kayıtlarının saklama sürelerine uygun yönetilmesi |
| Muhasebe sorumlusu | Mali kayıtların mevzuata uygun saklanması ve imhası |
| Bilgi işlem / teknik hizmet sağlayıcı | Sistem kayıtlarının ve yedeklerin imhasının teknik olarak yürütülmesi |
Roller tesisin gerçek organizasyon yapısına göre güncellenmeli ve sorumlu kişiler isim bazında belirlenmelidir.
İlgili kişinin silme veya yok etme talebi, Başvuru Formu sayfasındaki kanallardan alınır ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Talep kabul edilirse veri gecikmeksizin imha edilir ve varsa aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilir. Saklamayı gerektiren hukuki bir sebep mevcutsa talep gerekçesiyle birlikte reddedilir.